31 zaleceń które są do niczego. W wielu rozmowach na temat oczekiwanych zachowań w organizacji przewija się temat plotki – jako zachowania nagannego od każdym względem. Każdy z nas zadeklaruje, że woli informacje dawane wprost i że w swojej pracy robi wszystko, aby takie informacje dawać.

Trudność podstawowa polega na tym, że nie ma jednoznacznej definicji plotkowania. Jedni nazywają tą formę spędzania czasu – rozmową, inni będą tępić każdą wymianę zdań  przy kawie czy papierosie. Mało komu brak definicji przeszkadza, wielu konsultantów nie precyzując co maja na myśli, całkiem poważnie zaleca konkretne zachowania, które mają spowodować, że plotka przestanie być obecna w życiu organizacji.

Niezależnie jednak od wysiłku jaki się wkłada w to aby unicestwić plotkowanie, ono ma się coraz lepiej, wystarczy zobaczyć ile osób korzysta z Facebooka, portali „plotkarskich”, „plotkarskich” czasopism, albo też jakie rachunki płacimy za telefony „po godzinach”.

Z mojego punktu widzenia rady co robić aby skończyć z plotkowaniem to rady z kategorii „dobre rady ciotki Klotki ”(31 wskazówek naliczyłem w ostatnim artykule na temat plotki zamieszczonym w portalu Nowoczesna Firma) a autorów poradników przeciwko plotce chciałbym widzieć w sytuacji kiedy sami nie plotkują i od plotkowania są odcięci.

Dlaczego uważam, że plotka jest nieodzowną częścią komunikacji w organizacjach?

Nie chcę udowadniać że to najbardziej wiarygodna i skuteczna forma komunikacji – jakkolwiek menedżerowie, którzy pracują za zamkniętymi drzwiami często nie mogą wyjść ze zdumienia jak szybko plotka informuje o prawdziwych i pozornych rezultatach ich pracy. Nie chcę usprawiedliwiać plotki mówiąc, że to nieszkodliwe zajęcie – plotka bywa okrutna i fałszywa, potrafi rozpętać prawdziwe konflikty w nieprawdziwych powodów. Ale to nie znaczy, że trzeba lub, że można myśleć o możliwości usunięcia plotki z miejsca pracy.

Z psychologicznego i socjobiologicznego punktu widzenia plotka pełni ważną funkcję w organizacjach ludzkich. Oto zestawienie wniosków badań zajmujących się plotką:

• Robin Dunbar w książce „Pchły, plotki i ewolucja języka” twierdzi, że plotkowanie pozwala tworzyć więzi w grupie społecznej analogiczne do wzajemnego iskania się w stadzie ssaków naczelnych.
• Sarah R. Wert oraz Peter Salovey (pracujący na Uniwersytetach Colorado oraz Yale) stwierdzili, że plotka jest najlepszym narzędziem za pomocą którego możemy porównać się z innymi.
• Roy Baumester (Uniwersytet Stanowy Floryda) przeglądając publikacje na temat plotki  podkreślał, że plotkowanie jest sposobem uczenia się niepisanych zasad społecznych i pomaga w radzeniu sobie z dwuznacznościami dotyczącymi norm grupowych. Jest też sposobem przypominania członkom grupy o znaczeniu norm i wartości grupowych, może zapobiegać łamaniu zasad oraz być karą dla osób, które normy łamią.
• Robert Trivers  (Rutgers University) podkreśla ewolucyjne znaczenie rozpoznawania „bezwstydnych oszustów” – osób, które nie odwzajemniają aktów altruizmu oraz „subtelnych oszustów”,- które w akcie odwzajemniania dają od siebie znacznie mniej niż otrzymały.
• Niezliczone badania antropologiczne podkreślają, że plotka pełni funkcje kontroli społecznej (badania społeczności myśliwsko-zbierackich, pasterskich, rolniczych oraz „nowoczesnych”)
• Christopher Boehm (Uniwersytet Południowej Kaliforni) twierdzi, że plotka wyewoluowała jako mechanizm neutralizujący tendencje innych do dominowania. W małych grupach ważniejsza jest współpraca niż tendencje do rywalizacji ponieważ sukces grupy jest o wiele ważniejszy od sukcesu jednostki.
• Jerome Barkow (Dalhousie University) pokazał, że w plotkowaniu odnosimy się do osób, które mają dla nas największe znaczenie: rywali, partnerów, partnerów wymiany społecznej, krewnych. Zespół Franka McAndrewa (Knox College) uzupełnił te wnioski pokazując, że krytyczne znaczenie mają dla nas informacje o porażkach, skandalach i nieszczęściach naszych rywali (ponieważ mogą okazać się cenne w rywalizacji społecznej)  oraz pozytywne informacje dotyczące naszych przyjaciół i krewnych.
• Charlotte De Backer  (Leicester University) pokazała, że dzięki plotkom na temat osób znanych studenci uczą się strategii życiowych, których nie mogą się już uczyć w małych społecznościach, które zanikły.

Wszystkie te badania pokazują, że plotka jest nieodzowną częścią naszego funkcjonowania społecznego i próby usunięcia plotki z naszego życia zawodowego podobne są do zakazu drapania się. Co ma z tego menedżer? Jego nie interesuje ewolucyjne znaczenie plotki – menedżer zastanawia się  czy to pomaga mu w realizacji zadań i co ma z tym zrobić aby jak najlepiej osiągać właściwe cele?

Aby przybliżyć sens praktycznych rozwiązań posłużę się perspektywą Analizy Transakcyjnej (AT) ze względu na prostotę koncepcji ujmujących wszystkie aspekty, które pragnę wskazać. Aby zrozumieć znaczenie i funkcje plotki oraz jak ją wykorzystać zaczną od wyjaśnienia czym jest: Znak rozpoznania (stroke).

Znakiem rozpoznania (z ang. „strokiem” czasami tłumaczonym jako „głask”) jest wszystko co mówię lub robię wobec drugiej osoby, a co dla niej jest sygnałem, że ją zauważam i rozpoznaję jako osobę. Rozpoznanie może mieć formę pozytywną czy negatywną. (Okazuję, że cię widzę lub okazuję, że cię nie widzę). Znaki rozpoznania to sposób w jaki zaspokajamy potrzebę kontaktu z innymi ludźmi.

Aby przeżyć musimy być w związku z innymi – jako niemowlęta z naszymi rodzicami, a potem z innymi ludźmi. Istota ludzka pozbawiona kontaktu emocjonalnego z innymi osobami nie może się prawidłowo rozwijać. W każdym rodzaju kontaktów między ludźmi dochodzi do wymiany różnego rodzaju gestów, słów, spojrzeń, uwag, prezentów i dotyków. Na co dzień nie zdajemy sobie sprawy z tego, jak wielkie znaczenie mają one dla naszego życia, choć tak wiele energii wkładamy w to, aby je otrzymywać – musimy mieć potwierdzenie, że jesteśmy zauważani, rozpoznawani przez innych. Badania małp pokazały,  że wyznacznikiem pozycji w stadzie jest to jak długo dany osobnik jest iskany przez inne. Iskanie pełni rolę dyplomacji, okazania przynależności i lojalności, jest miernikiem posłuszeństwa i chęci do współpracy. W grupach ludzkich tę rolę przejmuje wymiana stroków – głasków, które oddziałują na naszą psychikę.

Ze względu na to, że potrzeba znaków rozpoznania  (otrzymywania stroków) jest tak podstawowa, ludzie jeśli nie otrzymują pozytywnych znaków rozpoznania będą zadowalali się każdymi – nawet negatywnymi, aby uniknąć psychologicznego głodu znaków rozpoznania. (człowiek spragniony, kiedy nie ma czystej wody, będzie pił brudną, która mu szkodzi, ale będzie ją pił ponieważ nie chce umrzeć).

Potrzeba otrzymywania stroków jest w nas obecna przez całe życie, niezależnie od tego ile mamy lat, co robimy lub jakie mamy stanowisko. Każdy z nas ma swój sposób dawania i przyjmowania znaków rozpoznania. Niekiedy prosimy o znaki rozpoznania, czasem nie pozwalamy sobie na ich przyjmowanie (Podoba ci się ta sukienka, która ubrałam?! Jest stara, znalazłam ja na dnie szafy…) Więcej o ekonomii stroków można się dowiedzieć czytając prace Claude Steinera.

Plotka jest formą dawania sobie znaków rozpoznania – kiedy zajęci pracą odczuwamy dyskomfort z powodu braku stymulacji, struktury lub rozpoznania – wchodzimy w różne relacje, aby te potrzeby zaspokoić. Plotka i plotkowanie jest jedna z najmocniejszych metod otrzymywania takiego wsparcia jakie potrzebuję.

Menedżerowie często nie chcą się pogodzić z faktem, że ludzie przychodzą do pracy nie tylko po to aby pracować, ale przede wszystkim po to aby zaspokoić sobie „głody” psychologiczne: głód struktury, rozpoznania i stymulacji. (Przykładem są np kobiety, które po kilku latach opiekowania się dzieckiem chcą iść do pracy aby „być wśród ludzi” – (nie pisze o osobach, które musza iść do pracy bo maja jak się utrzymać. Mam na myśli osoby, które nie muszą koniecznie pracować, ale idą „do ludzi”, bo w domu „zwariują”.)

Szukamy sposobów na strukturalizację czasu w taki sposób, który daje nam największą satysfakcję – praca jest jedną z okazji, dzięki której możemy sobie zaspokajać głody psychologiczne ponieważ daje szerokie spektrum możliwości. Lubimy będąc w pracy przeciągać spotkania, wychodzić na papierosa, luźno porozmawiać o ostatnich wydarzeniach, czy powiedzieć coś komuś o ostatnich nowinach. Kiedy jednak chcemy wyeliminować te zachowania z miejsca pracy – efektywność wcale nie wzrasta! Jeśli ludzie nie otrzymują wzmocnień takich jakie potrzebują zaczynają sami sobie organizować czas w taki sposób aby je uzyskać – poprzez zachowania nieproduktywne, gry psychologiczne czy nieświadomy „sabotaż” – nieproduktywną nadaktywność, spóźnianie się, obniżenie jakości pracy, zapominanie itp. Ilustruje to przykład zachowania pszczół – jednego z symboli pracowitości. Pszczelarze wiedząc o tym, że samiec truteń nie produkuje miodu tylko go zjada i nie pełni żadnych funkcji produkcyjno-organizacyjnych w rodzinie pszczół, postanowili pozbyć się ich. Kiedy jednak usunięto wszystkie trutnie z ula – pszczoły całkiem przestały robić miód. Podobnie jest z plotką – to forma działania, które nie jest pochwalana, która może być nawet tępiona w organizacji, ale bez niej naprawdę nie da się utrzymać ludzi w gotowości do efektywnej pracy.

Jedną z najważniejszych pozytywnych z punktu widzenia menedżera funkcji plotki jest to, że czasie plotkowania nie tylko uzgadniamy punkty widzenia, czy wzmacniamy się psychologicznie, ale wybieramy partnerów do bardziej intensywnych zajęć (w czasie aktywności roboczej następuje intensywniejsza wymiana znaków rozpoznania), pracownicy podtrzymują i pogłębiają relacje między sobą wzmacniając spójność grupy. (Oczywiście ta spójność może obrócić się przeciwko szefowi, ale to nie jest wina plotki tylko innych czynników). Dzięki temu mamy lepszy efekt pracy zespołowej – ponieważ zespół sam może się organizować do wykonania (lub odmowy wykonania) swojej pracy. Paradoksem jest to, że ci sami szefowie, którzy walczą z plotką oczekują także większej spójności zespołu i nie widzą w tym sprzeczności. Są także tacy konsultanci, którzy coś takiego obiecują…

Są też tacy konsultanci, którzy nie boją się wspierać budowania osobistych relacji pomiędzy ludźmi pracującymi w organizacjach i maja na to dobre argumenty (np. Keith Ferazzi „Never Eat Alone”). Z psychologicznego punktu widzenia nie da się oddzielić kontaktów od plotkowania, zatem jedynym radykalnym sposobem na eliminacje plotek jest odseparowanie ludzi od siebie i zmuszenie ich do wycofania się z wszelkich kontaktów.

Jaka jest zatem praktyczna rada dla menedżerów? Nie trać energii na walkę z plotką. Raczej dołącz się do niej – aby wysłuchać co jest dla ludzi ważne (znam menedżerów, którzy zaczęli palić, aby w palarni dowiedzieć się co się dzieje w firmie na poziomie załogi…) Jako menedżer Jesteś dla ludzi ważny zatem nie dziw się, że interesują się Tobą i plotkują na Twój temat. Jeśli omawiają Twoje wpadki i porażki to oznacza, że jesteś dla nich punktem odniesienia.