Struktura czasu / Analiza Transakcyjna

„Żeby rozkazywać naturze musisz nauczyć się najpierw dawać jej posłuch.” Umberto Eco – „Imię róży”

Tęsknota ludzi zajętych wykonywaniem rozlicznych zadań nad tym, aby w całości móc kontrolować swoje otoczenie i samego siebie doprowadziła do powstania tego bardzo mylącego zestawienia – zarządzanie czasem. Czas staje się tworzywem, którym można zarządzać. W świecie szkoleniowym termin zarządzanie czasem zostaje zastąpiony zarządzaniem sobą w czasie – który już lepiej oddaje możliwości jakie ma każdy i każda z nas.

Ale czy na pewno jesteśmy w stanie zarządzać sobą?

Zbiorowa mądrość ludzi przekazywana w przypowieściach podaje nam jedną z nich na temat zarządzania sobą. Kiedy byłem młody chciałem zmienić świat. Kiedy stałem się starszy i mądrzejszy chciałem zmienić już tylko moje najbliższe otoczenia. Na starość widzę, że mogłem pracować tylko nad zmianą siebie – wtedy może nie zmarnowałbym życia…

Podejrzewam, że każdy czytelnik może przytoczyć jeszcze lepsze opowieści o tym jak trudno w efekcie zarządzać sobą. Jeśli o mnie chodzi to mimo tego, że od wielu lat pracuję nad sobą i zmianą siebie – a także swojego sposobu zarządzania sobą w czasie – to nieustannie doznaje porażek. Myślę, że po wielu latach nieustannych przegranych – jestem w stanie podać przyczynę dlaczego usiłowania zmiany siebie i swojego sposobu organizowania czasu są nieskuteczne.

U źródeł stoi zawsze człowiek ze swoimi pragnieniami i potrzebami. Część potrzeb jest oczywista – potrzebujemy jedzenia, picia, snu, bezpieczeństwa, przyjaźni. Część z naszych potrzeb jest już mniej oczywista. Jedna z ważnych potrzeb każdego z nas jest potrzeba ustrukturyzowania czasu w jakim jesteśmy. Nadanie struktury naszemu dostępnemu czasowi to potrzeba, która jest dla naszej psychiki tym samym jak potrzeba pokarmu dla naszego ciała.

Co to znaczy struktura czasu?

Eric Berne – twórca Analizy Transakcyjnej zauważył, że nasze życie, które jest zanurzone w morzu interakcji z innymi ludźmi mierzymy ilością i rodzajem kontaktów z naszym otoczeniem. Kontakty te nazwał transakcjami. Będą stale wśród ludzi wymieniamy transakcje o różnej intensywności i różnej jakości. Czas to natężenie transakcji w jakich jesteśmy. Struktura czasu to w istocie struktura transakcji w jakich jesteśmy.

Berne zaproponował, żeby strukturę czasu mierzyć intensywnością i przewidywalnością transakcji w jakie wchodzimy z otaczającym nas światem. Każdy człowiek ma swój wzorzec potrzeb interakcji (Berne nazwał go głodem stroków – znaków rozpoznania.). Każdy człowiek ma tez swój własny sposób na zaspokajanie tego głodu. Niektórzy zajmują się zdobywaniem masy dość płytkich znaków rozpoznania przez cały czas, inni z kolei koncentrują się na mniejszej ich ilości ale za to mocniejszych i głębszych.

Struktura czasu może mieć kilka stopni intensywności i przewidywalności, najbardziej przewidywalnym (kontrolowanym) ale i najmniej intensywnym stopniem jest:

- WYCOFANIE.

Całkowite odcięcie się od interakcji z ludźmi. Mimo, że nas nie karmi – pozwala na „przetrawienie” uprzednio otrzymanych w interakcjach znaków rozpoznania, przygotowania się do kolejnych interakcji, uporządkowanie swoich emocji, odpoczynek. W postaci negatywnej zmienia się w rodzaj więzienia, które chcemy opuścić, ale nie zawsze potrafimy (skrajna nieśmiałość, nieumiejętność nawiązania kontaktów z innymi osobami). Kolejnym etapem, który pozwala na wymianę transakcji jest:

- RYTUAŁ.

Pozwala dalej mieć dużą kontrolę nad interakcjami. Interakcje są dość płytkie i przewidywalne. Istota rytuału jest bowiem przewidywalność i konwencja. Rytuał wręczania dyplomów. Składania życzeń. Podziękowań na koniec roku. Otwierania wystawy czy mostu. Poświęcenia kamienia węgielnego. Cała masa rytuałów, w których wystarczy być, aby otrzymać swoją porcję interakcji. Siła rytuału polega na tym, że wzmacnia istniejące status quo i bycie zaproszonym, lub nie bycie zaproszonym na jakiś rytuał pokazuje jakie mam miejsce w strukturze, organizacji czy hierarchii. Kiedy Konfucjusz nie otrzymał zaproszenia na rytuał nowego roku (poprzez „zapomnienie” nie obdarowano go mięsem zwierząt ofiarnych) zrozumiał, że jego bycie ministrem na dworze Liu już się skończyło i musi udać się na wygnanie.

Kiedy mój (jak mi się wydawało) przyjaciel nie zaprosił mnie na swój ślub zrozumiałem, że wybrał inną grupę, która będzie mu zapewniała właściwe interakcje i znaki rozpoznania.  Kiedy rezygnujemy z ustalonych formuł i zaczynamy wymieniać spostrzeżenia nastawiając się na wspólne bycie struktura czasu zmienia się, traci część przewidywalności i staje się:

- SPĘDZANIEM CZASU.

Spotkanie sąsiadów na porannym spacerze z psem nie jest rytuałem. Nie wiadomo , który z dostępnych tematów wybiorą. Najczęściej  to są tematy typu:

1. Ford, Mercedes, Fiat, Kia, Mazury, Cracovia i Wisła Kraków jest lepszy/gorszy niż Ford, Mercedes, Fiat, Kia, Mazury, Cracovia i Wisła Kraków,
2. czyż to nie okropne, że…,
3. posłuchaj co mi/jej się zdarzyło…

Liczba tematów jest rozszerzona w stosunku do rytuału, liczba zachowań także. Tu jest miejsce na zabawę, plotkowanie, spokojne bycie ze sobą. Zasadą w spędzaniu czasu, że nie ma tu miejsca na różnice zdań i konflikt. Staramy się być ze sobą i zgadzać, choć niekoniecznie oddaje to nasze szczere przekonania. W czasie spędzania czasu odpoczywamy, ale przede wszystkim dokonujemy analizy i wyboru partnerów do dalszych, bardziej intensywnych wymian. Niektóre osoby nie przechodzą „testu” i na dłużej zostają partnerami w spędzaniu czasu. Z innymi wchodzimy w relacje intensywnej współpracy, aktywność, bliskość lub gry. Plotkowanie to między innymi okazja do zorientowania się jak otoczenie reaguje na określone zachowania i określone osoby. Pozwala na lepszą orientację i podjęcie właściwych kroków – które zaowocują świadomie lub nieświadomie oczekiwanymi transakcjami. Zaczniemy się buntować, podporządkowywać, wejdziemy w konflikt lub ignorowanie pewnych osób. Albo postanowimy zjeść z nim lunch.

- AKTYWNOŚĆ (Praca lub Zabawa).

To sposób w jaki organizujemy sobie stały dostęp interakcji i większość warunkowych znaków rozpoznania. Praca jest jedną z form aktywności – oczywiście może być mniej lub bardziej obfita w kontakty z innymi osobami. Jeśli praca odbywa się w samotności to ma charakter wycofania – ale zaczyna się, kończy lub jest urozmaicana różnego rodzaju kontaktami – z klientem, szefem, podwładnymi, dostawcami na spotkaniach, naradach, konferencjach, rozmowach czy zebraniach. Praca współczesnego menedżera w 80% polega na kontaktowaniu się z innymi ludźmi (źródło – Inteligencja emocjonalna, D, Hoffman, Siedem nawyków skutecznego działania, S. Covey, oraz własne doświadczenie).

W pracy, oprócz pracy mamy inne formy aktywności – różne formy spotkań, zabawy, konflikty. Wielokrotnie osoby w pracy mogą być bardzo aktywne, ale nie posuwać pracy o ani jeden krok do przodu. Czasem praca bywa bezsensowna – jeśli nie jest połączona z innymi formami strukturyzowania czasu. Nadmierne obciążenie sprzedawców kontaktami z klientami może powodować wysyłanie ofert na ślepo bez analizy potencjału i potrzeb klienta. W tym przypadku praca może zyskać na efektywności jeśli zainwestujemy czas w fazę wycofania kiedy sprzedawcy przeanalizują swój portfel klienta. Niestety w wielu firmach praca musi być związana z bieganiem, ruchem i zmęczeniem. Jeśli ktoś nie biega to znaczy, że nie pracuje – więc wszyscy biegają. Tak szybko, że nie ma kiedy napełnić taczek.

Psychologicznie praca daje bezpieczna okazje do dostawania dużej ilości znaków rozpoznania – wiemy jak mamy pracować aby dostawać warunkowe znaki rozpoznania (pochwały lub nagany  – jeśli pracownicy nie mogą dostać pozytywnych wzmocnień – to zachowują się tak, że dostaną negatywne. Uwaga jest ważniejsza niż konkretny przekaz, – to działa jak mechanizm eskalacji zachowań u ignorowanego dziecka. Jeśli matka nie zwraca uwagi na dziecko, to będzie ono tak wzmacniać swoje zachowanie, że w końcu zmusi matkę do zajęcia się nim. Od podnoszenia głosu – aż do krzyku, szarpania. Ściągnięcia obrusa z zastawą ze stołu w czasie przyjęcia domowego nie zignoruje już nikt.) Pracownicy mogą zacząć pracować inaczej (lepiej lub gorzej), spóźniać się do pracy, nie oddawać pracy na czas, odsyłać projekty do poprawienia, domagać się dodatkowych uprawnień, procedur, działań itp. W niektórych zakładach jedyną znaną i dostępną formą kontaktów pracowników z zarządem jest wchodzenie w konflikt za pomocą związków zawodowych. Ani zarząd ani pracownicy nie kontaktują się ze sobą inaczej jak przy stole w czasie negocjacji. (Legenda głosi, że w czasie badań Turnera nad efektywnością pracowników w fabryce Forda w latach 20 i 30 XX wieku, grupa testowa, która pracowała w gorszych warunkach bo wykręcano im część żarówek, podwyższano, lub obniżano temperaturę pomieszczenia i inne – oraz pilnie badano ich efektywność – pracowała wydajniej niż grupa kontrolna, pracująca bez zmian w warunkach lepszych. Turner podobno przyznał, że czynnikiem mobilizującym była uwaga jaką obdarzano pracowników grupy testowej).

AKTYWNOŚĆ nie odnosi się tylko do aktywnego biegania – chodzi o aktywność w kontaktach – czyli to może być ciągłe załatwianie spraw przez telefon. Osoby które żyją swoją pracą nie potrafią, nie maja potrzeby, nauczyły się czerpać satysfakcję ze znaków rozpoznania, jakie otrzymują za swoją pracę. Osobiście spotkałem mało takich osób, ale być może jestem jedną z nich . Wyższym poziomem intensywności wymiany transakcji a jednocześnie mniejsza jeszcze przewidywalnością odznaczają się:

- GRY Oraz BLISKOŚĆ (INTYMNOŚĆ – rozumiana szerzej niż tylko erotycznie)

Gry to nieudane wchodzenie w Bliskość. Zainteresowanych tematyka zapraszam do przeczytania np: W co grają ludzie?, E. Berne,

Bliskość jest sytuacja życiową, która daje najwięcej satysfakcji, ale też wymaga maksymalnego odsłonięcia. Jest też najmniej przewidywalna i dlatego wiele osób – w życiu i w pracy – uznaje, że niesie ze sobą zbyt wielkie ryzyko w praktyce unikając bliskości z drugim człowiekiem.

- GRY to nieudana bliskość. Gra stanowi nieświadomy i wyuczony sposób na to, aby uzyskiwać uwagę i znaki rozpoznania. Jeśli ktoś jest pozbawiony znaków rozpoznania wówczas prędzej lub później zacznie stosować różne strategie ich zdobywania. Najczęściej są to strategie nieświadome, ale ich powtarzalność pozwala na stwierdzenie, że każdy ma swoje stałe sposoby uzyskiwania uwagi. Zastanówmy co się dzieje z solidnym pracownikiem, którego nikt nie zauważa, który jest ignorowany i pomijany przy awansach, podwyżkach czy pochwałach? Zaczyna rosnąć w nim frustracja i zacznie stosować jakąś ze swoich strategii. Albo wycofa swoją energię psychiczną w inne obszary (WYCOFANIE) – zacznie szukac innych ofert pracy, dołączy do chóru, zespołu tańca, klubu rowerowego lub grupy parafialnej (Tu będzie AKTYWNOŚĆ z szansą na BLISKOŚĆ). Jeśli nie wycofa swojej energii psychicznej to jest bardzo prawdopodobne , że zacznie inicjować gry psychologiczne – zacznie się zachowywać tak, aby zmusić inne osoby do zajmowania się jakimś jej problemem – zaczyna się od narzekania w domu lub w pracy, buntować się, spóźniać, chorować, plotkować. , Tak czy inaczej w kontekście zarządzania czasem energia będzie szła w innym kierunku niż wykonywanie zadań.

Człowiek potrzebuje wszystkich typów struktury czasu dlatego nastawienie się na czysta AKTYWNOŚĆ jest złudzeniem kadry zarządzającej, że można każdego ustawić tak by zajął się tylko swoja robotą. Nastawienie tylko na aktywność w perspektywie spowoduje wchodzenie pracowników w różne gry, które formalnie będą miały na celu poprawienie aktywności, ale w efekcie będą aktywnością nakierowaną nie na realizowanie zadań.

W kontekście zarządzania sobą w czasie i zmiany sposobu swojego wykorzystywania swojego czasu należy zacząć od analizy swojego wzorca organizowania sobie czasu w ciągu dnia. Ile mam szans na zaspokojenie swojego głodu znaków rozpoznania w domu, w pracy, wśród przyjaciół? Jeżeli pracuję ciężko i intensywnie przez cały dzień – to może odmóżdżenie się przed TV  jest moją psychiczna potrzebą. Zatem nie dam rady zmienić oglądania TV na coś innego bo z jednej strony TV daje możliwość wycofania się, ale też utrzymuje moja image na wysokim stopniu pobudzenia. W porównaniu do innych form. Jeśli w mojej pracy mam ograniczone możliwości plotkowania, to nie zmuszę się do regularnego biegania (WYCOFANIE) i pozostanę przy nawyku spotykania się z koleżankami na kawie i ciastku i wspólnym narzekaniu, że nie mogę się zabrać za siebie (narzekanie, plotkowanie – SPĘDZANIE CZASU lub AKTYWNOŚĆ). To samo odnosi się do pomysłu, żeby uczyć się języka obcego zaraz po pracy.

Jaka z tego rada dla osób poszukujących praktycznego zastosowania teorii i poprawienia sposobu wykorzystywania dostępnego czasu w organizacji?

Nie wydawać pieniędzy na pochopne szkolenia tylko dla części pracowników. Lepiej zastanowić się nad tym jaki jest przyjęty wzorzec organizacji czasu w pracy i gdzie leżą niewykorzystane zasoby. Czy nie osiągnie się lepszych rezultatów w organizacji kiedy więcej czasu i energii przeznaczymy na inne działania niż na wzmacnianie zachowań standardowych. (Znajoma konsultantka stosująca w pracy Analizę Transakcyjną opowiadała o tym jak zarząd organizacji, z którą pracowała postanowił raz w miesiącu spotykać się na zebraniach, na których przyniosą ciasto i porozmawiają tak po prostu (SPĘDZANIE CZASU). Dotychczas bowiem bardzo zadaniowy zarząd (sami mężczyźni) koncentrował się na rozwiązywaniu problemów (AKTYWNOŚĆ).

Po kilku miesiącach prezes zadzwonił do znajomej i powiedział, że to w pozytywny sposób odmieniło sposób pracy tych ludzi ze sobą i w efekcie poprawiło sposób działania całej firmy.